مهارات السكرتارية وإدارة المكاتب وإعداد وتقديم التقارير

الاهداف الرئيسية للبرنامج

• التعريف بالمفهوم الحديث للعمل المكتبي والإدارة المكتبية مع التركيز على توضيح الواجبات والمسئوليات والمهام الأساسية لمديري المكاتب .
• صقل المهارات الإدارية والسلوكية بالأسلوب الذي يرفع من فعالية الأداء للأعمال المكتبية وتزويدهم بأحدث الوسائل والأساليب التكنولوجية المستخدمة في إدارة المكاتب وتنمية قدراتهم الفنية والإدارية على استخدامها .

المحاور الرئيسية للبرنامج

المفاهيم الحديثة لإدارة الأعمال المكتبية

• العمل المكتبي وأهميته في زيادة الفعالية الإدارية .
• الوظائف الرئيسية لمديري المكاتب ومشكلات العمل المكتبي .
• دور التخطيط والتنظيم في نجاح العمل المكتبي .

المهارات السلوكية اللازمة لتحقيق فعالية أداء مديري المكاتب

• العلاقات التبادلية وتنمية مهارات التعامل مع الآخرين .
• وسائل تحقيق الإتصال الفعال مع الآخرين .
• مهارات التحدث والإنصات والإستماع .
• مهارات القراءة والتفكير الجيد .    - مهارات السرعة والإستيعاب في العمل .
• كيفية مواجهة الضغوط والسيطرة على القلق والتوتر النفسي لمديري المكاتب .

المهارات المهنية لمدير المكاتب

• نظام المعلومات الإدارية ودور مدير المكتب .
• كيفية توفير المعلومات اللازمة لاتخاذ القرارات ومتابعتها .
• مهارات تبسيط وتحسين الإجراءات وتطوير نظم العمل .
• أساسيات الحاسبات الآلية واستخداماتها في أعمال إدارات المكاتب والسكرتارية التنفيذية .
• تطبيقات وحالات وممارسات عملية

الإتصالات الكتابية والكتابة الإدارية للمراسلات

• مفهوم الأتصالات والمراسلات الكتابية ( أنواعها – أشكالها – مزاياها )
• الكتابة الإدارية للمراسلات ( الخصائص والمواصفات )
• العلامات المختلفة (الترقيم والوقف )
• الشروط الشكلية والموضوعية للكتابة الإدارية للمراسلات .

المراسـلات الرسـمية

• أنواع المراسلات المختلفة (الأجزاء والتنسيق)
• الفرق بين الرسالة الخارجية والمذكرة الداخلية .
• كتابة الأرقام الحسابية بالحروف الهجائية .

التقارير الرسمية

• مفهوم التقارير وأنواعها وأهميتها .
• مراحل إعداد وصياغة التقارير .
• أساليب كتابة التقارير وكيفية إخراجها بالطرق العلمية .
• أجزاء التقرير المطول
• مختبر عملي لإعداد التقارير ( مجموعة عمل من المتدربين )