كيف تتغلب على ملل الاجتماعات؟

ماريا أتاناسوفكاتبة صحفية

هل تحتاج إلى أعواد الأسنان لتُبقي أجفانك مفتوحة خلال الاجتماعات؟ هل ترى استحالة تركيز انتباهك على المناقشات الأسبوعية في اجتماعات وضع الخطط الاستراتيجية وخطط المبيعات التي تطول كثيرا؟

سواء كنا نسلّم بالأمر أم لا، تفاجأ معظمنا في وقت ما وهو يرى نفسه في أحلام اليقظة مستلقياً على شواطيء البهاما الكاريبية، بدلاً من المشاركة في اجتماع ممل.

توجّهنا إلى موقع كورا(Quora) للأسئلة والأجوبة لنتعرف على نصائحهم الخاصة بمواصلة التركيز والمشاركة في نقاشات الاجتماعات المطوّلة. وفيما عدا التمتع براحة تامة في الليلة التي تسبق الاجتماع، يعرض المشاركون فيما يلي بعض هذه النصائح.

حدد ما يستحق التركيز

تتطلب الاجتماعات نهجاً مختلفا بحسب طبيعتها، ومن السهل علينا أن نعرف السبب في أن تزوغ أعيننا هنا وهناك خلال الاجتماعات. هناك "اجتماعات سياسية، اجتماعات المبيعات، اجتماعات دورية معتادة، اجتماعات طارئة، اجتماعات تبادل الأفكار وابتكار الحلول واجتماعات الزبائن"، بحسب المشارك باسم سبرامانيام بيدابارثي. ويضيف المشارك: "ثم هناك اجتماعات تحدد مصائرنا، وترقيتنا، إلخ."

إن توجيه الطاقة العقلية وتصنيف الكيفية التي تتعامل بها مؤسستك مع الاجتماعات، سيساعدانك في تركيز انتباهك بشكل صحيح، حسب المشارك ريتشارد كاريغا.

ويضيف كاريغا: "قد يكون من الصعب أن تستجمع انتباهك، وإذا أهدرت ذلك الانتباه في مواضيع عادية، فلن يبقى منه الكثير لتصرفه في الأمور الأكثر أهمية."

ويرى كاريغا أنك بحاجة إلى أن تعرف أي الاجتماعات عليك أن تتغاضى عن حضورها. ويصنّف الاجتماعات إلى أنواع، ويدلّنا على نسبة التركيز التي يستحقها كل نوع منها.

ومن بين هذه الاجتماعات:

- اجتماع يريد فيه شخص ما أن يُسمع الصوت العذب لحنجرته، وأن يتبختر ’باستعراض عضلاته‘. ما لم يكن هذا الشخص في مركز يؤثر مباشرة عليك، فيمكنك أن تهمل مثل هذه الثرثرة الجوفاء.

- اجتماع يريد فيه شخص ما أن يبيعك شيئاً ما. مثل التجمعات الحماسية، أو إعادة النظر في مهمة ما، أو في وضع المجموعة الحالي، أو مؤتمرات ما، أو تجمع في أماكن الراحة وغيرها. الغرض من هذه الاجتماعات هو صياغة عاطفتك لتقتنع بشيء ليس واضحا بشكل كاف.

في هذا النوع من الاجتماعات، يساعدك سماع التكرار المستمر لشعارات تسويقية معينة أن تتخذ قرارا بالتدخل أو الإحجام. لكن احتفظ في ذاكرتك بما تنتقيه ليفيدك فيما بعد.

- اجتماع يريد فيه مسؤولك أن يفكر بصوت مسموع. احتفظ بمصادر الطاقة الدماغية لديك في مثل هذا النوع من الاجتماعات.

أكتب على ورقة، ووجّه الأسئلة

عندما تحضر اجتماعا، خذ معك دفتر ملاحظات، وأكتب ما تريده. سيساعدك ذلك على مواصلة التركيز على الأمر المطروح للنقاش. كما أن لمثل هذه الكتابات بخط اليد مزايا محددة، بحسب ماريان بيكر.

تقول بيكر: "تدوين الملاحظات هي فكرة عظيمة، وحتى رسم خطوط بيانية بعدة أشكال مختلفة. (وخاصة إذا كنت من محبي المؤثرات المرئية، فلعل ذلك يساعدك في فهم أفضل لما يقال، كما أنه يبقيك منشغلاً، يساعدك في تذكرها بشكل أفضل)."

وتضيف: "إضافة إلى ذلك، سجل في دفتر ملاحظاتك بضع نقاط وأسئلة مقدماً، مثل أمور تأمل في طرحها للنقاش. لا تقحم نفسك، لكن انتظر واستمع جيدا، ولاحظ ما إذا كانت النقاط التي تريد طرحها قد ذكرت. أو انتظر اللحظة المناسبة لتوجّه سؤالك. إن كنت تبحث بنشاط عن تلك المعلومة، سيقلّ احتمال غيابك ذهنياً عن الاجتماع."

لاحظ كيث لافيمودير، أحد مستخدمي الموقع، أن فنّ الحفاظ على المشاركة في الاجتماعات يكمن في تحويلها إلى اجتماعات مرح. ومن النصائح التي يقدمها في هذا الإطار:

- إن كنت من محبي الكلمات، أكتب الكلمات المستخدمة بشكل مثير للانتباه، ودوّن نقاطاً لتسليط الضوء على ما هو مكتوب.

- إن كنت من محبي الأرقام، انتبه للإحصائيات المهمة، وسجّلها في دفتر ملاحظاتك.

- إن كنت من محبي المؤثرات المرئية، ارسم صوراً للأفكار الجديدة التي تطرح للنقاش.

اقترح مستخدمون آخرون على موقع كورا أن تجلس في الصف الأمامي، أو أن تظل واقفاً في آخر الغرفة، أو أن تنشغل أحياناً بشرب الماء، أو حتى أن ترسم كاريكاتيراً لشخصية المتحدث (لكن انتبه حتى لا يمسك أحد بك).

إيجاد الرغبة

إذا كنت قد جربت كل النصائح المذكورة أعلاه، ولم تزل تجد صعوبة في التركيز أثناء الاجتماعات، فلعلك تحتاج إلى التفكير بأسلوب آخر، حسبما تقول بيكر، والتي كتبت في ردها: "هناك العديد من العادات اليومية البسيطة التي تزيد أو تقلل من القدرة على التركيز. في نهاية المطاف، عندما أكون مولعة بأمرٍ ما، تصبح طاقتي وتركيزي عليه بلا حدود تقريباً.

وتتابع بيكر: "وبالتالي، إذا ظلّت المحافظة على الانتباه في هذه الاجتماعات مشكلة متكررة تعاني منها، فربما يكون الوقت قد حان للقيام ببحث بسيط داخل ذاتك لتجد الأمر الذي سيدفعك لتهتم به بشدة."